Les statuts de l'association UniPoly

I. Nom, Siège, durée et but

Article 1 : Nom
Sous la dénomination « UNIPOLY - Association pour le développement durable » (ci-après “l'Association”), il est constitué une association à but non lucratif au sens des art. 60 et suivant du Code Civil suisse. Les actes et documents de l'Association destinés aux tiers, notamment les lettres, les annonces et les publications, doivent indiquer son nom.

Article 2 : Siège
Le siège de l'Association est à Ecublens.

Article 3 : But
L'Association a pour but :

  • d'agir en tant que plate-forme de rencontres pour le milieu académique intéressé au développement durable (sustainable development) ;
  • de diffuser de l'information afin de sensibiliser en premier lieu le milieu académique à la problématique du développement durable ;
  • de générer et de promouvoir des « actions durables » dans les domaines environnemental, technique, social et économique ;
  • d'entretenir des liens avec des organismes dont les buts sont similaires.

L'Association n'a pas de but économique. Elle n'est liée à aucune autre association, à aucun mouvement politique, ni à aucune confession.

Article 4 : Coopération
L'association peut coopérer avec des organisations qui poursuivent des buts identiques ou comparables.

Article 5 : Durée
La durée de l'Association est indéterminée.

II. Membres
Article 6 : Acquisition de la qualité de membre

  1. Peut devenir membre actif de l'Association tout étudiant régulièrement immatriculé à l'Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne (ci-après l'EPFL) ou à l'Université de Lausanne (ci-après l'UNIL) et manifestant l'intention de contribuer à la réalisation de ses buts. Peut également devenir membre actif, sur demande adressée au comité de direction, tout doctorant et étudiant post-grade de l'EPFL et de l'UNIL. Les membres actifs s'acquittent d'une cotisation annuelle.
  1. Le comité de direction est habilité à refuser tout candidat « membre actif » qui ne serait pas immatriculé en qualité d'étudiant de l'EPFL ou de l'UNIL sans autre justificatif que de préserver le caractère estudiantin de l'Association ou d'éviter des conflits d'intérêts potentiels ou réels entre l'activité du candidat et celle de l'Association.
  1. Peut devenir membre passif tout ancien membre actif admis en cette qualité par le comité de direction ainsi que toute autre personne manifestant l'intention de soutenir l'action de l'Association sans toutefois participer à son organisation. Les membres passifs s'acquittent d'une cotisation annuelle. Ils n'ont pas le droit de vote et ne sont pas éligibles.

Article 7 : Perte de la qualité de membre
Tout membre a le droit de démissionner de l'Association moyennant un préavis d'un mois. La démission doit être adressée au comité de direction par courrier.

Demeure réservée la sortie immédiate pour justes motifs, notamment pour raisons de santé, départ à l'étranger, abandon des études ou encore toute autre raison jugée valable par le comité de direction.

Article 8 : Exclusion
Tout membre peut être exclu par décision du comité de direction:

  1. S'il agit contrairement aux intérêts de l'Association ou aux buts fixés ;
  2. S'il viole les présents statuts ;
  3. S'il ne se soumet pas aux décisions de l'assemblée générale ou du comité de direction.

Toute décision d'exclusion motivée est adressée sous forme écrite par le comité de direction au membre concerné. Le membre exclu a le droit d'être entendu par le comité de direction sur les motifs de son exclusion. Le membre exclu peut recourir par écrit auprès de l'assemblée générale contre la décision d'exclusion dans un délai de 30 jours dès sa notification.

Article 9 : Effets de la perte de qualité de membre ou de l'exclusion

  1. Les membres démissionnaires ou exclus n'ont aucun droit à l'avoir social. Les cotisations de l'exercice en cours restent dues à l'Association.
  2. Les membres démissionnaires ou exclus ont l'obligation, au moment de leur départ, de transmettre à leur successeur, le cas échéant au comité de direction, tous les documents et dossiers relatifs à la fonction qu'ils assumaient au sein de l'Association.

III. Organisation

Article 10 : Organes

L'Association se compose :

  1. de l'assemblée générale
  2. du comité de direction
  3. de l'organe de contrôle des comptes

Article 11 : Composition et représentation

L'assemblée générale est l'organe suprême de l'Association. Elle réunit les membres actifs de l'association. Tout membre empêché de participer à une assemblée générale peut se faire représenter par un autre membre moyennant une procuration écrite, signée et remise au membre chargé de le représenter. Chaque membre peut en représenter deux autres au maximum.

Article 12 : Compétences

L'assemblée générale statue notamment sur les points suivants :

  1. approbation des rapports annuels d'activités et de gestion annuels établis par le comité de direction et décharge pour sa gestion ;
  2. approbation du bilan et des comptes annuels de l'Association, accompagnés du préavis de l'organe de contrôle des comptes ;
  3. approbation des programmes d'activités du comité de direction et des groupes de travail pour l'exercice comptable suivant ;
  4. approbation du budget proposé par le comité de direction pour l'exercice comptable suivant notamment concernant l'utilisation des fonds de l'Association ;
  5. élection/révocation du président, du vice-président, du trésorier et des autres membres du comité de direction ;
  6. élection et révocation de l'organe de contrôle des comptes ;
  7. création/suppression de groupes de travail ;
  8. décisions relatives au montant de la cotisation annuelle ;
  9. adoption et modification des statuts conformément à la majorité de l'article 24 ;
  10. adoption et modification du règlement interne de l'Association ;
  11. décisions sur les recours en matière d'exclusion de membres ;
  12. dissolution de l'Association conformément au quorum et à la majorité de l'article 25.

L'assemblée générale se prononce également sur les autres points préalablement portés à l'ordre du jour.

Article 13: Réunion et convocation

  1. L'assemblée générale se réunit au moins une fois par an, et ce impérativement dans les trois mois qui suivent la clôture de l'exercice comptable.
  2. Une assemblée générale extraordinaire est convoquée chaque fois que le comité de direction ou l'organe de contrôle des comptes le juge nécessaire, ou lorsque au moins le cinquième des membres actifs en font la demande au comité de direction.
  3. Les assemblées générales (ordinaires ou extraordinaires) sont convoquées par le comité de direction par courrier ou par courrier électronique au moins trente jours avant la date de l'assemblée. Les membres passifs et les responsables des départements concernant la durabilité de l’EPFL et de l’UNIL peuvent assister aux assemblées générales et y ont un droit de motion.
  4. L'envoi mentionne l'ordre du jour, la date, le lieu et l'heure de l'assemblée générale ainsi que l'indication de l'endroit où les documents faisant l'objet de décisions à prendre peuvent être consultés.
  5. Les propositions individuelles de points à porter à l'ordre du jour doivent en principe parvenir par écrit au comité de direction au moins deux semaines avant la date de l'assemblée générale. La documentation à disposition doit être complétée en conséquence.

Article 14 : Déroulement de l'assemblée générale

  • L'assemblée générale est dirigée par le président de l'Association ou, à défaut, par un membre du comité de direction auquel il aura délégué cette compétence.
  • Il est tenu un procès-verbal de chaque réunion de l'assemblée générale, dans lequel les décisions sont consignées. Ce procès-verbal est mis à disposition des membres par moyen électronique ou envoyé par courrier.
  • Aucune décision ne peut-être prise en dehors des points mentionnés à l'ordre du jour.

Art. 15 Droit de vote, majorités et quorum

  • Tous les membres actifs réunis en assemblée générale ont un droit de vote égal.
  • Les membres passifs n'ont pas le droit de vote.
  • Les votations et les élections ont lieu à main levée, à moins que le quart des membres présents ne demandent le vote à bulletin secret.
  • En cas de vote à bulletin secret, l'assemblée générale désigne trois membres, non membres du comité de direction, chargés de dépouiller les bulletins de vote. Les bulletins nuls ne sont pas pris en considération.
  • Les décisions de l'assemblée générale sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés, sauf décisions concernant l'adoption ou la modification des statuts (art. 24), ainsi que la dissolution de l'Association (art. 25). En cas d'égalité de voix le président tranche.

Article 16 : Composition et organisation

  • Le comité de direction est l'organe exécutif de l'Association. Il est composé de 3 ou 5 membres dont les 2/3 au moins sont des étudiants régulièrement immatriculés à l'EPFL ou l'UNIL. Il est dirigé par son président (président de l'Association) et comprend en outre le/la vice-président-e et le/la trésorier-ière. Dans la mesure du possible, il est composé équitablement entre représentants de l’UNIL et de l’EPFL, de sexe féminin et masculin.
  • Tous les membres du comité de direction sont élus pour un an par l'assemblée générale et sont rééligibles.
  • Le comité de direction s'organise lui même. Les membres supplémentaires du comité de direction soutiennent le/la président-e et vice-président-e dans l’accomplissement de leurs tâches.
  • Si, faute de candidatures, moins de 3 membres sont élus, les membres dont le poste n'a pas été pourvu restent en fonction à titre intérimaire jusqu'à la prochaine assemblée générale et le comité de direction organise de nouvelles élections pour les postes vacants.
  • Si la fonction de l'un des membres du comité de direction devient vacante en cours d'exercice, le/la président-e est autorisé-e à désigner un autre membre du comité de direction qui occupera la fonction en question à titre intérimaire jusqu'à la prochaine assemblée générale.
  • Tout membre du comité de direction qui perd la qualité de membre de l'Association est tenu de démissionner du comité avec effet immédiat.

Article 17 : Compétences

Les compétences du comité de direction sont notamment les suivantes :

  1. gestion des affaires courantes et administration de l'Association conformément à ses buts et aux décisions de l'assemblée générale ;
  2. tenue à jour de la comptabilité et des pièces comptables de l'Association ;
  3. gestion des fonds de l'Association ;
  4. désignation/révocation des responsables des groupes de travail ;
  5. coordonner et orienter les groupes de travail et projets et s’assurer de leur bonne marche ;
  6. convocation et préparation des assemblées générales ;
  7. établissement du budget et du rapport annuel de gestion et présentation de ces documents à l'assemblée générale ;
  8. établissement et présentation du bilan et des comptes annuels, ainsi que du préavis de l'organe de contrôle, à l'assemblée générale ;
  9. exécution des décisions de l'assemblée générale ;
  10. décisions en matière d'admission et d'exclusion des membres de l'Association ;
  11. représentation de l'Association envers les tiers ;
  12. décisions en matière de collaboration.

L'Association ne peut en principe être engagée que par la signature collective de deux membres du comité dont une au moins du président ou du vice-président.

Le comité de direction est autorisé à engager des dépenses extra-budgétaires nécessaires à l'organisation de projets particuliers à concurrence d'un montant fixé par l'assemblée générale. Il est tenu de conserver les justificatifs et de s'assurer que ces dépenses figurent au bilan et dans les comptes annuels. Pour toute dépense excédant ce plafond, le comité de direction est tenu de convoquer une assemblée générale extraordinaire.

Article 18 : Réunion et décisions

  • Le comité de direction se réunit aussi souvent que nécessaire sur convocation du président ou à la demande du tiers de ses membres.
  • Le comité de direction ne peut valablement délibérer qu'en la présence de 3 de ses membres au moins. Un membre peut toutefois se faire représenter par un autre membre du comité moyennant un accord entre les parties.
  • Les décisions du comité de direction sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.
  • En cas d'égalité des voix, le président tranche.
  • Les décisions sont consignées dans un procès-verbal, approuvé par le comité. Les procès-verbaux sont mis à disposition des membres sur le site de l’association. Le comité à la responsabilité de constituer des archives des procès-verbaux (électronique ou papier).

Article 19 Groupes de travail et projets

  • L'assemblée générale peut adjoindre au comité de direction un ou des groupes de travail dont les fonctions sont clairement définies.
  • Pour chacun des groupes de travail et des projets, un-e responsable volontaire est désigné-e par le comité de direction, lequel a également la compétence de le révoquer pour justes motifs. Le comité de direction peut déléguer au responsable une compétence financière déterminée et en définit les modalités.
  • Les groupes de travail sont placés sous la responsabilité du comité de direction de l'association. Les projets, chacun géré par un responsable, sont autonomes dans la mesure où ils suivent les buts de l’Association. Leurs actions et communication externe sont validées par le comité de direction.
  • Les responsables des groupes de travail et des projets sont tenus de faire régulièrement état de leurs activités au comité de direction afin que celui-ci puisse juger de leur bon fonctionnement.
  • Le comité oriente les projets et se réserve le droit d’invalider une décision si celle-ci se révèle contraire aux buts de l’Association.
  • Un rapport semestriel d'activités ainsi qu’une justification financière sont présentés au comité par le/la responsable du groupe ou du projet.
  • Les comptes sont présentés pour approbation à l'assemblée générale par le comité.

Art. 20 Composition et fonction

  • L'organe de contrôle est nommé par l'assemblée générale pour une durée d'un an, il est rééligible. Il se compose de trois membres actifs de l'Association (dont un suppléant), à l'exclusion des membres du comité de direction et des responsables des groupes de travail.
  • L'organe de contrôle vérifie, à la fin de chaque exercice annuel, le budget, le bilan et les comptes établis par le comité de direction. Il exprime un préavis à l'intention de l'assemblée générale.
  • L'organe de contrôle à le droit de vérifier en cours d'année les comptes de l'Association. Il doit annoncer l'inspection au moins une semaine avant. Il peut demander toutes pièces justificatives au comité de direction. S'il l'estime nécessaire, il peut solliciter la convocation d'une assemblée générale extraordinaire.

IV. Situation financière de l'association

Article 21 : Ressources

Les ressources de l'Association proviennent :

  1. des cotisations annuelles des membres actifs et passifs, arrêtées par l'assemblée générale ;
  2. du produit des manifestations organisées par l'Association ;
  3. du produit de toute vente ou service réalisés par l'Association ;
  4. de subventions et dons publiques et privés ;
  5. de toutes autres sources de revenus.

Article 22 : Responsabilité financière

  • La responsabilité personnelle des membres est limitée au paiement de la cotisation annuelle, l'Association répondant de ses engagements exclusivement sur son avoir social.
  • Les membres n'ont aucun droit audit avoir social, les actifs de l'Association étant sa propriété exclusive.
  • L'Association peut être engagée financièrement seulement par une signature double, dont une au moins du président ou du trésorier de l'Association.

Article 23 : Comptabilité

La comptabilité de l'Association est tenue à jour par le comité de direction. Les pièces comptables et autres justificatifs sont conservés. L'exercice comptable correspond à l'année académique (du 1er octobre au 30 septembre).

V. Adoption et modification des statuts, dissolution et liquidation

Article 24 : Adoption et modification des statuts

L'adoption et la modification des présents statuts nécessitent la majorité absolue des membres présents ou représentés à l'assemblée générale.

Article 25 : Dissolution

  • Sous réserve d'une décision judiciaire, la dissolution de l'Association peut être décidée par l'assemblée générale à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés à l'assemblée générale, pour autant que plus de la moitié des membres y soient présents ou représentés.
  • Si ce quorum ne peut être atteint, une seconde assemblée générale extraordinaire, qui devra être convoquée dans un délai de quatre semaines à compter de la date de la première assemblée, décidera de cette dissolution à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés à l'assemblée générale, quel que soit leur nombre.

Article 26 : Liquidation

  • Le mandat de liquidation revient au comité de direction en fonction.
  • Les membres de l'Association ne peuvent prétendre à aucun droit sur l'avoir social. L'actif net sera dévolu à une autre association ou à une institution d'utilité publique désignée par l'assemblée générale qui décide de la dissolution de l'Association.

VI. Dispositions finales

Article 27 : Entrée en vigueur

Les présents statuts, modifiés et adoptés par l'assemblée générale en date du 22 octobre 2013, remplacent et annulent tous les statuts approuvés ultérieurement. Ils entrent en vigueur à la date de leur approbation. Les présents statuts sont signés en un exemplaire conservé dans les archives de l'Association.
Statuts révisés de l’ancienne version datant du 13 novembre 2002 par Marc Vogt, président, et Frédéric Grandjean, vice-président.

Pour le comité en fonction,
Tom Müller, président
Zoé Vuffray, vice-présidente
Sophie Aubert, membre du comité

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public/status.txt · Dernière modification: 2013/11/14 09:20 par tom.mueller@epfl.ch
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